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Dématérialisation du Processus de Location – l’Avis des Experts Rent 2017

La dématérialisation du processus de location est en marche. Prolongement naturel du « réflexe » internet pour la recherche d’une location, elle conduit propriétaires et professionnels de l’immobilier à modifier sensiblement leur fonctionnement et leurs relations pour intégrer l’outil numérique. De quoi s’agit-il ? Pourquoi faut-il passer à l’action ? Quelles solutions sont déjà accessibles ? Ce billet est un résumé des interventions de Fabrice Houlé et des experts réunis en octobre dernier lors de la table ronde consacrée à ce sujet au salon Rent 2017.

 

 

Dématérialisation du processus de location

En entreprise, la dématérialisation consiste le plus souvent à remplacer les supports papiers (et plus généralement tous les supports dits analogiques comme par exemple les films) par leur équivalent numérique, autrement dit des fichiers de données ou d’image stockés ensuite sur des ordinateurs. Cette numérisation s’accompagne généralement de la mise en place d’une Gestion Électronique de Documents (GED,). Une GED est l’ensemble logiciel et matériel permettant la numérisation, le classement, l’accès (consultation) et la circulation de toutes les données numérisées de l’entreprise.

Souvent initiée pour résoudre des difficultés de stockage ou d’archivage documentaire (volume, coût, sécurité), la dématérialisation a progressivement évolué vers la gestion de la vie du document de sa naissance à son archivage. Pour ce faire la GED a integré la gestion des processus de travail (Workflow) qui permet à un document de circuler automatiquement entre différents acteurs et d’être enrichi au fil de son processus de traitement.

Par extension (ou abus ?) de langage on parle à présent de dématérialisation chaque fois qu’une partie même limitée d’information est numérisée puis traitée informatiquement (saisie, validation, consultation).

Dans cette conférence, la processus de location à dématérialiser est entendu au sens large. Pour les participants, le processus part de la recherche du bien en location sur internet pour suivre la vie de la location jusqu’à l’utilisation des archives pour répondre à des questions fiscales ou d’assurances.

Dans ce contexte la dématérialisation est donc multi-partenaires et exige l’équipement ad’hoc des différents acteurs pour recevoir et échanger les informations au fil du processus.

 

Dématerialiser le logement pour rassurer le client et gagner sa confiance

Pour Guillaume DE SOUSA (Meilleure Visite), la dématérialisation du processus de location « commencera par la dématérialisation du logement ». Il s’appuie sur l’exemple d’Airbnb qui, selon lui, réussit à rassurer et à gagner la confiance des clients éloignés grâce à des visuels de qualité. Il affirme que le client ne passera pas à la saisie du dossier de location en ligne sans avoir été préalablement rassuré sur la qualité du bien loué par une information complète, notamment visuelle.

Dématérialiser le logement, c’est « le numériser » à travers une vidéo complète permettant une visite en ligne à 360°. Pour lui cette captation à 360° (appelé panorama 360) est le nouveau média qui, complétant les photos, doit devenir le nouvel outil de gestion au quotidien du bien loué (en plus d’être l’outil de commercialisation).

La numérisation peut être faite très simplement au moment de l’état des lieux (appartement vide).
Celle-ci pourra être utilisée ensuite pour

  • faire un comparatif d’entrée- sortie,
  • simplifier le chiffrage pour le gestionnaire,
  • simplifier la cotation et l’intervention de l’artisan,
  • améliorer la relation avec le propriétaire,
  • constituer une base de données sur le patrimoine géré et son évolution.

Bien qu’hébergé à l’extérieur, le panorama 360 est accessible par un lien intégrable au portail de commercialisation ou au système de gestion interne de l’ADB (Administrateur de Bien)

Spotahome (location en ligne pour des durées de 1 à 12 mois pour les étudiants ou les professionnels en mobilité) partage la même conviction sur le fait que la visite en ligne est un préalable à « l’engagement du client » et sa décision de louer le bien.

 

Passer à l’acte de façon pragmatique : la dématérialisation c’est maintenant…

Dans son métier de nourrice (externalisation de la gestion locative) Ma Gestion Locative contribue déjà à la dématérialisation du processus à travers ses différentes prestations informatisées ou numérisées :

  • L’étude de solvabilité du locataire
  • Apport d’outils et de partenariats pour faciliter le travail au quotidien de l’agent immobilier
  • Rédaction d’un projet de bail par assistance informatique
  • Signature électronique du bail
  • Coffre fort électronique ou chaque partenaire stocke tous les documents à conserver.

Cependant « On ne va pas assez vite ». C’est le constat fait par Fabrice HOULE, fondateur de Ma Gestion Locative, au contact des quelques 500 agences partenaires et sur la base des milliers d’études de solvabilité et des centaines de baux établis chaque année.

Certes, on avance, on se professionnalise et on redore notre blason avec tous les outils cités dans cette conférence. Mais il y a des priorités qu’un agent immobilier ou un ADB peut saisir sans attendre dans son quotidien.

Par exemple l’état des lieux. Un état de sortie écrit en rouge en superposition sur une photocopie de l’état d’entrée photocopié….. Quelle image donne-t-on lorsqu’on facture cette prestation ? On mérite mieux en termes d’image.

Il faut franchir le pas, il faut passer à l’acte de façon pragmatique. La dématérialisation c’est maintenant

 

Dématérialiser pour valoriser son image et se différencier …

La dématérialisation c’est maintenant ; Par exemple, pour l’état des lieux (EDL) on a tous un iphone ou une tablette android. On a ainsi une capacité à faire plus de photos et à éviter de potentiels litiges :

  • faire un relevé photographié des compteurs,
  • photographier le nombre de clés remises
  • photographier également, la trace sur un mur (taille, position).

Avec les outils modernes du quotidien il est possible de créer des priorités dans le quotidien de l’AI.
Par exemple me dire qu’en 2018, j’arrête de faire l’EDL sur papier carbone tripli.
(consultez notre billet sur  le partenariat avec IMMOPAD pour l’Etat des Lieux sur tablette et celui sur le partenariat avec AMEXPERT pour l’Etat des Lieux externalisé )

Il faut passer à l’acte. Du coup on va revaloriser notre métier, justifier nos honoraires et présenter ça à des clients qui veulent nous donner un deuxième ou un troisième bien.

C’est la logique de proximité, ce que j’appelle le Tradigital. Le Tradigital est un mélange entre d’une part l’AI ou l’ADB de proximité spécialiste de son secteur et qui peut conseiller son client, et les outils du digital qui vont l’aider à travers des différents outils.

Par exemple le coffre fort digital qui remplace la boite d’archive dans la salle d’archive ou le garage. L’AI y retrouve le bail rédigé il y a 5 ans, l’intégralité du dossier de solvabilité, l’EDL d’entrée, les diagnostics encore valides, etc..C’est ce qui lui permettra d’aller plus vite dans la relocation. Commençons par faire les EDL numériques, à les transmettre de façon numérique.

Certains parfois se disent je vais pas y arriver ; Et ils repoussent l’action. Soyons pragmatiques. Passons à l’acte, on se différencie du PAP, on se différencie des confrères, on a la capacité de montrer aux prospects nos éléments de différenciation afin d’obtenir la confiance de son prospect/client.

 

Les participants à la table ronde

Animateur
• Christophe Voiret, Président, Immovation Conseil

Intervenants
• Pierre Astrup, Président de la Commission de Gestion Locative, UNIS
• Olivier Detour, Président, Netheos
• Guillaume De Sousa, Co-fondateur et CEO, Meilleure Visite
• Fabrice Houlé, Directeur Fondateur, Ma Gestion Locative
• Guillaume L’Herbette, Regional Manager France & Belgium, Spotahome

 


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Fabrice Houlé
 
Entrepreneur,
agent immobilier de terrain,
commerçant et formateur.
 

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